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パソコンのキーボード

外資系と日系のエクセルに差がある?

個人の能力に依存しないのが外資系企業のルール

日本国内の企業で広く使用されているのがMicrosoft Officeシリーズです。
中でも表計算ソフトであるExcelは経理や営業など数値を扱う部門においては必須のツールです。

外資系企業においてもExcelを現場で使用しているケースは多く、それぞれに支給されるパソコンにはあらかじめインストールされファイルを共有できるようになっています。

しかしそこで日本企業と外資系企業で大きく異なっているのが、使用するExcelのフォーマットです。

Excelを使用する場面としては、製品・サービスの見積もりや請求書の作成、経費の計算、月間予定額や年間を通じての決算といったことがあります。

日本企業の多くはそうした作業を行う時には個人個人がExcelを使いこなして表を作り、自分なりに使いやすい形にしているということがほとんどです。

一方外資系企業においてはExcelのフォーマットを自分で作成するということはめったになく、入社をしたときから既にしっかりと形や利用法が決められています。

これは社内でファイルを共有することを意識し、あらかじめ専門のプログラマないしは各部門の担当者が作ったものを配布しているからです。

何となくイメージ的に日本の企業はガチガチにルールが決まっていて、外資系は自分の責任で思うように業務を進めてよいように思えますが、事務作業においては全く逆の現象が起こっています。

多様化する人材をまとめるからこそ一定のルールが必要

ではなぜそのような事前のルールが必要であるかというと、それは外資系企業においては勤務をする人種や国籍、思想や文化が全く異なっているからです。

もし日本の一般的な企業の様に、事務作業まで自分なりの方法に任せきりにしてしまっていたならば、決算期など数字をまとめなければいけない時には相当の苦労をすることになるでしょう。

また個人個人が自分で使いやすいExcelフォーマットを作らなくてはいけないということになると、本業以外の作業が膨大になってしまいます。

外資系企業の場合、日本のように「役職」で採用をするのではなく「職能」によって採用する人物を選定します。
そのため採用時に求められた職能以外の能力がなくてもそれは労働者の責任ではないという認識になります。

必要な職能を持った人間が100%能力を発揮するためにも、煩雑な事務作業はあらかじめフォーマットとしてルールを決めてしまった方がずっと効率的です。

人種や思想が多様であるからこそ、基本的な業務におけるルールをしっかり決めておく必要があるということでしょう。
その分本業で言い訳ができないというところも外資系ならではの方針です。